La implementación de sistemas de información tiene consecuencias para la distribución de las tareas, las estructuras, la tecnología y el personal que conforma la organización que está por sobrellevar una implementación de sistemas. La implementación de sistemas generalmente es buena cuando hay altos niveles de participación de los usuarios y de apoyo por parte de la administración. La participación de los usuarios en el diseño y operación de los sistemas de información tiene varios resultados positivos.
En primer lugar, si los usuarios están muy implicados en el diseño de los sistemas, tienen más oportunidades de moldear el sistema según sus prioridades y requerimientos de negocios, y más oportunidades de controlar el resultado. En segundo lugar, es más probable que reaccionen positivamente al sistema terminado porque han participado de manera activa en el proceso de cambio. Incorporar el conocimiento y la pericia de los usuarios da como resultado mejores soluciones.
Tradicionalmente, la relación entre los especialistas de sistemas de información y los usuarios ha sido un área problemática para los proyectos de implementación de sistemas de información. Por lo general, los usuarios y los especialistas en sistemas de información tienen antecedentes, intereses y prioridades diferentes. Esto se conoce como la brecha de comunicaciones diseñador-usuario. Estas diferencias conducen a lealtades organizacionales, métodos de resolución de problemas y vocabularios divergentes. Por ejemplo, con frecuencia los especialistas de sistemas de información tienen una orientación muy técnica o mecanizada del problema a resolver. Buscan soluciones técnicas elegantes y complejas en las que la eficacia del hardware y el software se optimizan a expensas de la facilidad de uso o de la eficiencia organizacional. Los usuarios prefieren sistemas que se orienten a resolver problemas de negocios o a facilitar las tareas organizacionales. Las orientaciones de ambos grupos suelen ser tan desiguales que parecen hablar idiomas diferentes.
Los problemas de comunicación entre los usuarios finales y los diseñadores son una causa importante de por qué los requerimientos del usuario no se incorporan adecuadamente en los sistemas de información y por qué los usuarios quedan fuera del proceso de implementación. Los proyectos de desarrollo de sistemas corren un riesgo muy alto de fracaso cuando hay una brecha pronunciada entre usuarios y especialistas técnicos y cuando estos grupos prosiguen con metas diferentes. En tales condiciones, a veces a los usuarios se les deja fuera del proceso de implementación. Como no pueden entender lo que están diciendo los técnicos, los usuarios concluyen que es mejor dejar todo el proyecto exclusivamente en manos de los especialistas de la información.
La construcción de un sistema de información es un proceso de cambio organizacional planeado que debe administrarse con cuidado. El término implementación se refiere a todo el proceso de cambio organizacional relacionado con la introducción de un nuevo sistema de información. La relación entre los participantes del proceso de implementación es particularmente importante, en especial las interacciones entre los diseñadores y los usuarios del sistema. Es fundamental conseguir el apoyo de los usuarios y mantener un nivel adecuado de compromiso de los usuarios en todas las etapas de la construcción del sistema. Son indispensables el apoyo y el control del proceso de implementación por parte de la administración, al igual que mecanismos para manejar el nivel de riesgo en cada nuevo proyecto de sistemas.
Los factores de riesgo de los proyectos se pueden controlar mediante un enfoque de contingencia para la administración de proyectos. El nivel de riesgo de cada proyecto determina la combinación adecuada de herramientas de integración externas, herramientas de integración internas, herramientas formales de planeación y herramientas formales de control que se aplicará. Se pueden aplicar estrategias apropiadas para asegurar el nivel correcto de participación de los usuarios en el proceso de desarrollo de sistemas y para minimizar la resistencia de los usuarios. El diseño de sistemas de información y todo el proceso de implementación deben administrarse como cambio organizacional planeado. El diseño sociotécnico aspira a lograr una combinación adecuada de soluciones de diseño
sociales y técnicas
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Dentro del ciclo de vida se encuentra la fase de implementación de un sistema, es la fase más costosa y que consume más tiempo, se dice que es costosa porque muchas personas, herramientas y recursos, están involucrados en el proceso y consume mucho tiempo porque se completa todo el trabajo realizado previamente durante el ciclo de vida. En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo.
Métodos de implementación de sistemas
Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al sistema anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede significar una catástrofe, perjudicando o retrasando el desempeño entero de la organización.
Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos sistemas, por lo que este método se reserva específicamente para casos en los que el costo de una falla sería considerable.
Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es menos costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.
Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así se continúa hasta que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más lenta la implementación, pero sin duda tiene el menor riesgo.
Pasos para seguir en una implementación de Sistemas
Consultoría y Análisis: Lo primero que necesitamos saber es identificar qué necesita la entidad. Las empresas suelen combinar distintos procesos de importancia que deben funcionar, y resulta muy útil preguntar a cada departamento cuáles son sus necesidades, en qué pierden más tiempo… En definitiva, escuchar a quienes desarrollan el día a día empresarial para mejorar su experiencia y, con ella, la eficiencia de la empresa. En este sentido, este análisis previo le será de gran utilidad a los profesionales que se encarguen de desarrollar el nuevo sistema informático. La relación entre ambas partes debe ser de extrema confianza.
Gestión de Proyectos: La siguiente fase es un poco más práctica. Sin embargo, se trata de un punto en el que la mayor parte del trabajo viene de la mano del equipo informático. En esta etapa, los técnicos de la empresa proveedora trabajarán para evaluar cuáles son los productos y servicios que más se adecúan a las necesidades de la entidad, buscando siempre la mejor relación calidad-precio para que el presupuesto definido se traduzca en una mejora lo más cercana a la meta final posible. El resultado será un proyecto a medida y un presupuesto que se ajuste a los límites marcados. En éste se suele incluir todo lo necesario para la puesta a punto de esa nueva etapa: equipo informático, programas, desarrollo, horas de trabajo del equipo, implantación, formación del personal.
Implementación y Formación: Una vez aceptado el proyecto, corresponde necesariamente trabajar en la implementación. La clave está en introducir las nuevas soluciones en un plazo rápido de tiempo y ajustando en todo momento lo que sea necesario, probando las soluciones y comprobando la satisfacción del cliente. Hardware, software, instalación, preparación para que todo quede operativo… Todo ello indicando al cliente cómo utilizar su nuevo equipo.
La fase de implementación va íntimamente unida a la de formación. Y es que resulta necesario que los trabajadores de la empresa conozcan en profundidad cómo funcionan las nuevas herramientas de que disponen, no solo para que comprendan cómo deben realizar ahora sus tareas, sino para que puedan sacar el máximo partido a todas las nuevas funcionalidades. También que la fase de implementación y formación se lleve a cabo con rapidez, ya que todo el tiempo que la empresa se encuentre en ese proceso informático puede resultar perjudicial para su actividad.
Soporte y mantenimiento: La última fase, no menos importante, es la de soporte y mantenimiento. Se trata de que el proveedor informático mantenga una relación en la sombra, pero constante que consiste precisamente en implantar mejoras y llevar a cabo un seguimiento del funcionamiento de las soluciones contratadas. Además, están en la responsabilidad de mantener consultas constantes en caso de que existan incidencias las cuales deberán encargarse de solucionarlas.
Normalmente el mantenimiento preventivo es la opción favorita, se trata de que el proveedor informático lleve a cabo las operaciones necesarias para que el equipamiento reúna las condiciones para el propósito que fue construido y funcione correctamente durante su vida útil. Todo ello garantizando la fiabilidad de equipos en funcionamiento antes de que pueda producirse un accidente o avería. Las herramientas para hacerlo son muchas: revisión del estado físico de los equipos y servidores, revisión del estado de la instalación del sistema operativo, copia de seguridad, comprobación de antivirus, soporte telefónico, soporte remoto, informes mensuales.
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